Alleen al bij het horen van het woord protocol krijgen veel managers de kriebels. Maar goede protocollen zijn juist essentieel voor een succesvol bedrijfsproces. In een protocol staat namelijk stap voor stap hoe een bepaalde werkwijze moet worden uitgevoerd. Dat is handig, want zo ontstaan er geen misverstanden over wie, wat, wanneer moet doen. In dit artikel lees je hoe je in 5 stappen een protocol maakt én up-to-date houdt.
1. Bedenk het doel van het protocol
Misschien een open deur, maar wel ontzettend belangrijk: zorg dat je het doel helder hebt. Bedenk dus vooraf voor welke activiteit je het protocol maakt, wat je ermee wilt bereiken en welke medewerkers erbij betrokken zijn. Bepaal het doel van het protocol samen met deze medewerkers. Zo motiveer je hen om eraan mee te werken en is de kans groter dat het protocol nut heeft.
2. Ontwerp het protocol
Heb je het doel helder? Stel dan het ontwerp op. Een duidelijk protocol bevat in ieder geval de volgende informatie: titel of het onderwerp van het protocol; doel; beheerders (inclusief contactgegevens voor eventuele vragen); gebruikers; datum en versienummer. Schrijf het protocol in korte en duidelijke zinnen. Gebruik maximaal één opdracht per zin. Deel de stappen eventueel op in substappen of maak een flowchart om het overzichtelijk te houden.
3. Testen en aanpassen
Test het protocol door het te overhandigen aan enkele medewerkers die bij de uitvoering betrokken zijn. Laat ze het protocol volgen en kijk of het werkt zoals je het bedacht had. Noteer eventuele vragen of problemen waar zij tegenaan lopen. Laat de medewerkers na afloop ook zelf feedback leveren op het protocol. Pas vervolgens het protocol aan naar de definitieve versie op basis van de vragen, problemen en feedback.
4. Voer het protocol in
Nu je de definitieve versie klaar hebt, is het tijd om het protocol in te voeren. Verspreid het dus onder het hele team, bijvoorbeeld per e-mail of een goed DMS, en vraag aandacht voor het nieuwe protocol bij een dagstart of vergadering. Is het vereist dat de kennis van het protocol toetsbaar is? Laat dan elke medewerker het protocol paraferen om aan te geven dat zij het protocol gelezen en begrepen hebben. Zorg ook dat iedereen weet waar het protocol terug te vinden is.
5. Evalueren
Het definitieve protocol is verspreid onder alle medewerkers. Kun je nu helemaal achterover leunen? Zeker niet. Als je het protocol levend wil houden is het belangrijk dat deze up-to-date blijft. Controleer dus regelmatig of de informatie nog klopt en voer zo nodig aanpassingen door. Hierbij is een goede workflow essentieel. Zorg dus bijvoorbeeld dat je een melding krijgt als het tijd is om een protocol te herzien. Heb je met veel (kwaliteits)protocollen te maken, dan kan het nuttig zijn om deze workflow te automatiseren.